Calendar

Una de las cosas a las que más esfuerzo he dedicado durante los últimos meses es a aprender a organizar mi tiempo como es debido. He tenido muchos problemas organizativos que me han costado suspensos, me ha costado perder proyectos y me ha costado, incluso, alguna discusión con mis amigos por llegar a afectar a mi vida social.

Y uno de mis propósitos de 2014 fue comenzar a organizarme bien y a tener todo lo que tengo entre manos bajo control. Durante mucho tiempo no fue así; de hecho me he dado palizas y he tenido que dejar pasar proyectos por coger más de lo que puedo abarcar. Al final del año fui probando métodos y parece que he llegado a un método que me sirve y me permite saber qué tengo que hacer, para cuándo y cuánto tiempo libre me va a quedar.

¿Qué material uso?

  • Una libreta. A poder ser sin pautar (es decir, con el papel totalmente blanco). En mi caso uso una Moleskine tamaño A5.
  • Otra libreta. Es necesario que sea distinta a la anterior, y puede ser más pequeña. En mi caso uso una libreta roja tipo Moleskine pero que realmente viene de un todo-a-cien, tamaño A6, muy parecida a esta.
  • Una agenda (o una libreta que usar como agenda). Me encanta la de Blackie Books, que me han regalado este año. La de Moleskine también es bonita. A mí me vale que sea semanal; hay quien preferirá diario.
  • Bolígrafos. Obviamente. Yo los uso borrables (Pilot Frixion, sobre todo porque es muy fácil encontrar recambios) y de distintos colores, aunque vale cualquier cosa que sirva para escribir.
  • Una aplicación de calendario, a poder ser que esté disponible en el móvil. La de Google, la de Apple, la de Microsoft… Si te sientes espléndido puedes probar con Hightrack o montarte un OwnCloud, pero no es necesario.

¿Cómo va?

Como veis, uso dos libretas distintas, una A5 y una A6. Todo tiene su razón de ser. La libreta grande (ejem) es mi libreta de ideas, donde anoto todo lo que se me pasa por la cabeza. En la mía hay planificaciones de proyectos, hay diagramas UML, hay algoritmos en pseudocódigo, hay bocetos de dibujos, e incluso hay algún relato corto y algo que parece ser una poesía. Es, en definitiva, un sitio de cajón de sastre donde dejo caer todo lo que se me pasa por la cabeza. De vez en cuando lo miro y saco cosas interesantes. Ya os conté hace tres años que no me gusta perder ideas de inodoro, de hecho.

La segunda libreta, la pequeña (mi libreta roja) es mi backlog. En definitiva es un lugar donde tengo todas las tareas que no tienen deadline. Esto es muy importante: no puedo apuntar tareas con deadline en la libreta backlog porque ahí se va a mezclar todo. Durante tiempo lo organicé según semanas, pero acabé por tener un único backlog de tareas pendientes. Prefiero usar una única libreta, por cierto, porque así no tengo que ir revisando distintas listas. Uso una etiqueta previa al asunto de la tarea para distinguir proyectos. Y uso una libreta porque tachar una tarea es más placentero y me produce más efecto que hacer un tick en Wunderlist.

En la agenda van, mezcladas, las citas, las tareas planificadas para ese día y las tareas con deadline, que van anotadas en el propio día del deadline. ¿Por qué tanta complicación? Porque voy marcando como «finalizadas» (o borrando si me falta sitio en la agenda ese día) las tareas con deadline según las voy finalizando, tanto del día del deadline como de la libreta roja. Si un día termino la planificación y tengo ganas (y tiempo) de seguir trabajando, tiro de las tareas anotadas en la libreta roja. Es más, muchos días planifico menos de la cuenta para poder avanzar otros proyectos.

¿Si uso una agenda, por qué usar también una aplicación de calendario? Porque la acción de consultar la agenda y saber qué citas tengo es proactiva; es decir, tengo que pensar en consultar la información. Una aplicación móvil me da notificaciones reactivas en función de la hora del día (¡y a veces del lugar!); en otras palabras, me avisa de cada cita sin yo tener que pensar en ello. Además, como tengo el móvil siempre a mano, es ideal.

¿Cuáles son los resultados?

Llevo un tiempo aplicándome esta metodología y, si os soy sincero, considero que está dando sus frutos. Creo que aprovecho más el tiempo, y sobre todo tengo la sensación de utilizar mi tiempo. Aunque sea con el móvil. Antes estaba siempre ocupado y tenía la sensación de no hacer nada; ahora sé que sí que hacía cosas, y que sí que las hago. Me frustro menos, en definitiva.

No todo es color de rosa. Me obliga a utilizar un rato todas las noches antes de dormir para realizar la planificación del día siguiente y a mantener información duplicada entre distintos lugares.

Eso sí: como de costumbre, cada maestrillo tiene su librillo. Y esta metodología puede que no valga para todas las personas ni para todos los usuarios. Lo que sí me encantaría es saber cómo os organizáis vosotros; si os apetece, describidme vuestra metodología. Los comentarios están para eso 🙂

Imagen | photosteve101

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